Front Office eFiling

1) Wat is de Front Office eFiling webapplicatie ?

Sinds 2014 heeft de Belgische Dienst voor de Intellectuele Eigendom (DIE) in samenwerking met het Europees Octrooibureau een reeks van 5 elektronische formulieren ontwikkeld en opgenomen in de Belgische eOLF (electronic online filing) applicatie voor de elektronische online indiening van :

• Belgische octrooiaanvragen (eOLF formulier BEPAT1),
• vervolgpost voor ingediende Belgische octrooiaanvragen (eOLF formulier BEPOST),
• aanvragen van een Belgisch aanvullend beschermingscertificaat en vervolgpost (eOLF formulier BESPC),
• documenten voor Europese octrooien met aanduiding van België (eOLF formulier BEEPNP) en
• verzoeken om wijziging van patrimoniale gegevens van een (aanvraag van) octrooi of aanvullend beschermingscertificaat (eOLF formulier BECHANGE).

Deze eOLF formulieren worden intens gebruikt door octrooigemachtigden. In 2024 werden 93% van de Belgische octrooiaanvragen en 100 % van de aanvragen van een Belgisch aanvullend beschermingscertificaat elektronisch online ingediend bij de DIE.

De Belgische eOLF applicatie is een client/server applicatie waarvan de achterliggende technologie meer dan 20 jaar oud is. Inmiddels heeft het Europees Octrooibureau een nieuwe, web based applicatie ‘Front Office eFiling’ ontwikkeld en stelt deze ter beschikking van de nationale octrooidiensten die ze dan vervolgens verder kunnen configureren in functie van hun eigen behoeften.

In de periode 2023-2025 werkte de DIE samen met het Europees Octrooibureau en een externe IT provider aan de configuratie van een Belgische instantie van de Front Office (FO) eFiling webapplicatie die op 30/09/2025 in gebruik wordt genomen en waarin de volgende elektronische formulieren zijn voorzien:

Deze elektronische formulieren zijn geïntegreerd met de back office van de Belgische instantie van het Benelux Patent Platform dat de DIE gebruikt voor het beheer van de processen inzake de indiening, onderzoek, publicatie en verlening van aanvragen, documenten en verzoeken aangaande octrooien en aanvullende beschermingscertificaten.

Met de FO eFiling webapplicatie kunnen indieningen worden aangemaakt en verzonden in de drie nationale talen van België (Nederlands, Frans en Duits) die als wettelijke proceduretaal kunnen worden gekozen in functie van het type en de domicilie/vestiging van de aanvrager. De FO eFiling formulieren kunnen worden ingevuld in één van de vier ‘user interface’ talen (Nederlands, Frans, Duits en Engels) van de FO eFiling webapplicatie. De gebruikte ‘user interface’ taal staat los van de proceduretaal waarin de indieningen worden opgesteld en verzonden.

De documenten die met de FO eFiling webapplicatie worden ingediend moeten in PDF-formaat zijn opgemaakt (Portable Document Format). Voor DNA-sequentielijsten is het WIPO standaard formaat ST.26 (xml of zip) van toepassing. Zijn de elektronisch ingediende documenten onleesbaar of niet volledig (bijvoorbeeld geïnfecteerd door een virus), dan zal de DIE ze als niet-ontvangen beschouwen.

Na het verzenden van een indiening naar de DIE bij middel van de FO eFiling webapplicatie, genereert de applicatie een automatisch ontvangstbewijs. De applicatie voorziet ook in de mogelijkheid voor de gebruiker om een door de applicatie gegenereerde e-mail te laten versturen naar een door de gebruiker op te geven e-mailadres waarin de verzending van de indiening wordt bevestigd.

Wanneer er een Belgische octrooiaanvraag elektronisch wordt ingediend, dan wordt er dus een automatisch ontvangstbewijs gegenereerd. Dit automatisch ontvangstbewijs vermeldt het Case ID (dossiernummer), het nummer en de datum van ontvangst van de aanvraag.

Als aan de voorwaarden van artikel XI.17 van het Wetboek van economisch recht (WER) is voldaan, stuurt de DIE een ontvangstbewijs van de Belgische octrooiaanvraag naar de aanvrager of zijn vertegenwoordiger in de vorm van een brief, opgesteld en ondertekend door een ambtenaar van de DIE, met vermelding van de datum waarop de DIE uw aanvraag daadwerkelijk heeft ontvangen (datum van ontvangst), de datum van indiening en het indieningsnummer, overeenkomstig artikel XI.15, lid 2, WER.

Indien niet voldaan is aan de voorwaarden van artikel XI.17 van het WER, stelt de DIE de aanvrager of zijn vertegenwoordiger hiervan in kennis en krijgt die drie maanden de tijd om de Belgische octrooiaanvraag te regulariseren en/of te vervolledigen.

Als de aanvrager of zijn vertegenwoordiger binnen een maand na de datum van indiening van de elektronisch ingediende Belgische octrooiaanvraag geen door een ambtenaar van de DIE afgegeven en ondertekende ontvangstbevestiging of kennisgeving heeft ontvangen (zelfs al heeft die een automatisch gegenereerd ontvangstbewijs ontvangen), dan dient die per e-mail (naar opridie-tech@economie.fgov.be) of telefonisch (op 0800 120 33) contact op te nemen met de DIE om de ontvangst van de aanvraag te laten bevestigen.

Een soortgelijke procedure is bij de DIE van toepassing op de aanvragen van een aanvullend beschermingscertificaat voor een geneesmiddel of een gewasbeschermingsmiddel en op een aanvraag van een verlenging van een aanvullend beschermingscertificaat voor een geneesmiddel, waaraan de DIE een datum van indiening moet toekennen in toepassing van respectievelijk de artikelen XI.93 en XI.94 van het WER.

Het is mogelijk dat er door een technisch probleem een tijdverschil ontstaat tussen het moment van indiening van een elektronische aanvraag en de datum waarop deze daadwerkelijk door de DIE wordt ontvangen. Het is ook mogelijk dat in geval van een technische storing de elektronisch ingediende documenten niet bij de DIE terechtkomen. In een dergelijk geval kan de DIE de werkelijke datum van ontvangst van de ingediende documenten niet garanderen, vooral als de aanvraag buiten de kantooruren is ingediend. Als er een probleem wordt geconstateerd, is het aangeraden om de storing te melden via efiling@economie.fgov.be en/of opridie-tech@economie.fgov.be en de aanvraag eventueel via een ander officieel indieningskanaal in te dienen.

Verder genereert de FO eFiling webapplicatie ook een indieningsformulier (PDF-bestand ‘Bestand van de indiening’) waarin bijna alle gegevens en bijlagen die tijdens de ‘draft’, ‘sign’, ‘pay’ en ‘send’ modi door de gebruiker werden ingevoerd in een FO eFiling formulier, zijn opgenomen.

De formaten van nummers toegekend aan aanvragen ingediend op papier, per fax, met de eOLF applicatie of met de FO eFiling webapplicatie zijn (voor een indiening in 2025):

Met de Belgische FO eFiling webapplicatie is het NIET mogelijk om test-indieningen van aanvragen en documenten bij de DIE uit te voeren.

2) Wie kan de Front Office eFiling webapplicatie gebruiken ?

De DIE onderscheidt 4 categorieën van gebruikers voor de FO eFiling webapplicatie :

1) Vertegenwoordigers (octrooigemachtigden, advocaten en werknemers van een aanvrager),

2) Paralegal medewerkers van een vertegenwoordiger,

3) Aanvragers, en

4) Derde partijen (die voor een bepaald bestaand dossier een observatie of een verzoek tot wijziging van een patrimoniaal gegeven (‘statutenwijziging’) willen indienen).

Voor het gebruik van de FO eFiling webapplicatie is een FO eFiling account nodig. Vertegenwoordigers en paralegal medewerkers van vertegenwoordigers kunnen een aanvraag van een FO eFiling account indienen bij de DIE vanaf 30/09/2025. Voor aanvragers en derde partijen zal het pas later mogelijk worden gemaakt om een FO eFiling account te bekomen bij de DIE.

Hoe een FO eFiling account praktisch kan worden aangevraagd is beschreven in de volgende rubriek 3).

3) Hoe de Front Office eFiling webapplicatie gebruiken ?

Voor het gebruik van de FO eFiling webapplicatie zijn benodigd : een PC, een internetverbinding, een browser (Google Chrome, Microsoft Edge, Apple Safari, Mozilla Firefox, …), een persoonlijk e-mailadres en een FO eFiling account geactiveerd bij de DIE.

De URL van de Belgische FO eFiling webapplicatie is https://efiling.patents.economie.fgov.be/.

Een FO eFiling account moet bij de DIE worden aangevraagd met het registratieformulier ‘Welkom bij uw persoonlijke Front Office’ dat kan worden geopend via de link ‘Don’t have an account ? Find out how to get one’ op de FO eFiling startpagina. Na controle van de opgegeven persoonsgegevens en de eventueel ingestuurde documenten zal de DIE de activatie van de gevraagde FO eFiling account bevestigen met een e-mail naar het opgegeven persoonlijk e-mailadres van de aanvrager. Naast de gebruikersnaam en het wachtwoord van een geactiveerde FO eFiling account moet er bovendien een tweefactorauthenticatiemethode (zie de webpagina ‘Mobiele Authenticator Instellen’) worden gebruikt om toegang te krijgen tot de FO eFiling webapplicatie.

Iedere gebruiker krijgt een FO eFiling account van het individuele type. Een FO eFiling account van het individuele type voorziet voor de houder ervan in de rollen van ‘drafter’, ‘signer’, ‘payer’ en ‘sender’ van een indiening van een aanvraag of document. Daarnaast houdt een FO eFiling account van het individuele type ook de rol van ‘administrator’ in. Een ‘administrator’ kan andere houders van een FO eFiling account opnemen in een organisatie en hen daarbij één of meerdere rollen van ‘drafter’, ‘signer’, ‘payer’ of ‘sender’ binnen de organisatie toebedelen. Een ‘administrator’ kan tot 9 verschillende organisaties opzetten. Een houder van een ‘account’ van het individuele type kan lid zijn van maximaal 9 verschillende organisaties. Een account houder met de rol van ‘signer’ mag alleen indieningen van aanvragen en documenten in de Belgische FO eFiling webapplicatie ondertekenen indien hij voldoet aan de vereisten die in de Belgische wet- en regelgeving inzake octrooien en aanvullende beschermingscertificaten voorzien zijn op het gebied van het optreden bij de DIE als aanvrager of vertegenwoordiger van een aanvrager. Meer informatie over hoe aanvragen en documenten kunnen worden ondertekend en door wie, is opgenomen in een informatiefiche.

In de versie van de FO eFiling webapplicatie die in gebruik wordt genomen op 30/09/2025, ontbreekt een ‘address book’ waarin de gebruikers de namen en adressen van aanvragers, uitvinders en vertegenwoordigers kunnen opslaan. Een dergelijk ‘address book’ werd inmiddels ontwikkeld bij het Europees Octrooibureau en ter beschikking gesteld van de betrokken nationale octrooidiensten om het te integreren in hun nationale instantie van de FO eFiling webapplicatie. Dit ‘address book’ zal begin 2026 in productie worden genomen voor de Belgische FO eFiling webapplicatie. Een tijdelijke ‘work around’ voor het probleem van een ontbrekend ‘address book’ in de FO eFiling webapplicatie, bestaat erin om voor frequente aanvragers een ontwerp-indiening aan te maken (in de ‘draft mode’) waarin de coördinaten van de aanvrager(s), de uitvinder(s) en de vertegenwoordiger al zijn ingevuld. Een dergelijke ontwerp-indiening kan dan worden gekloond telkens er een nieuwe indiening voor de betrokken aanvrager moet worden opgesteld.

In tegenstelling tot de Belgische eOLF applicatie die een ‘client/server’ applicatie is, worden de ontwerp-indieningen en de verzonden indieningen (inclusief bijlagen) van de gebruikers van de FO eFiling webapplicatie niet bewaard op de PCs van de gebruikers maar op een beveiligde server van de DIE. De bewaartijd van de ontwerp-indieningen en van de verzonden indieningen die met de FO eFiling webapplicatie worden aangemaakt, wordt op 30/09/2025, de dag van de inproductiename, niet begrensd. Een dergelijke begrenzing zal later worden ingesteld na een monitoring van het gebruik van het servergeheugen in de eerste maanden na de inproductiename van de FO eFiling webapplicatie. De gebruikers zullen dan op voorhand worden ingelicht over de ontwerp-indieningen en de verzonden indieningen (inclusief bijlagen) die uit het geheugen zouden kunen worden verwijderd. De verzonden indieningen zullen op dat moment al lang zijn geïmporteerd in de ‘back office’ van de Belgische instantie van het Benelux Patent Platform.

Om de ontwikkelaar van de Belgische FO eFiling webapplicatie in staat te stellen om aanpassingen en verbeteringen aan te brengen in de applicatie, zal de FO eFiling webapplicatie af en toe niet beschikbaar zijn voor de gebruikers. Een dergelijke geplande ‘downtime’ wordt door de ontwikkelaar enkele dagen op voorhand meegedeeld aan de DIE. De DIE zal dan de gebruikers per e-mail informeren over de datum en de tijdsspanne van die ‘downtime’. In het geval van een ongeplande ‘downtime’ van de FO eFiling webapplicatie staan er andere wettelijk voorziene, snelle methodes van indiening ter beschikking van de gebruikers : eOLF en fax. De Belgische eOLF applicatie zal uiteindelijk wel uit productie worden genomen : zie onderstaande rubriek 5).

4) Waar hulp vragen bij het gebruik van de Front Office eFiling webapplicatie ?

De DIE voorziet in een online Front Office eFiling Helpdesk op het volgende e-mailadres: efiling@economie.fgov.be.
Aan de Front Office eFiling Helpdesk kunnen vragen worden voorgelegd over de volgende onderwerpen:

• het aanvragen van een FO eFiling account;
• het gebruiken van een FO eFiling account om toegang te krijgen tot de FO eFiling webapplicatie;
• een downtime van de FO eFiling webapplicatie;
• het gebruik van de elektronische FO eFiling formulieren voor het indienen van aanvragen en documenten inzake octrooien en aanvullende beschermingscertificaten voor geneesmiddelen en gewasbeschermingsmiddelen;
• mogelijke incidenten en problemen die optreden bij het gebruik van de FO eFiling webapplicatie.

De gebruikers worden verzocht om in de titel van de e-mail aan de Front Office eFiling Helpdesk de aard van het onderwerp kort te beschrijven.
De medewerkers van de Front Office eFiling Helpdesk behandelen de ontvangen e-mails op werkdagen vanaf 09u00 tot 16u00.
Vragen met betrekking tot de eOLF-applicatie dienen te worden gestuurd naar de BPP-BE Helpdesk van de Belgische Dienst voor de Intellectuele Eigendom op het volgende e-mailadres : piie.bpp-helpdesk@economie.fgov.be.

5) Wanneer wordt de Belgische eOLF applicatie uit productie genomen ?

Na de inproductiename van de FO eFiling webapplicatie op 30/09/2025 blijft de Belgische eOLF applicatie van de DIE nog gedurende minstens 6 weken beschikbaar voor de indiening van aanvragen en documenten door gebruikers die daartoe bij de DIE werden geregistreerd vóór 30/09/2025. De gebruikers van de FO eFiling webapplicatie en van de eOLF applicatie worden wel gevraagd om ervoor te zorgen dat een aanvraag of document niet tweemaal wordt ingediend via de voornoemde applicaties. De precieze datum waarop de Belgische eOLF applicatie uit productie zal worden genomen zal door de DIE op voorhand aan de gebruikers worden meegedeeld.

Met de FO eFiling webapplicatie is het mogelijk om met behulp van de elektronische vervolgactieformulieren gegevens en eventueel documenten in te dienen voor (aanvragen van) octrooien en aanvullende beschermingscertificaten voor geneesmiddelen en gewasbeschermingsmiddelen die eerder werden ingediend op papier, per fax of met behulp van de eOLF applicatie.