Front Office eFiling

1) Qu'est-ce que l'application web Front Office eFiling ?

Depuis 2014, l'Office belge de la Propriété intellectuelle (OPRI) a développé, en collaboration avec l'Office européen des brevets, une série de 5 formulaires électroniques, et les a repris dans l’application belge eOLF (electronic online filing) pour le dépôt électronique en ligne de:

demandes de brevet belges (formulaire eOLF BEPAT1),
correspondance afférente au suivi de demandes de brevet belges déposées (formulaire eOLF BEPOST),
demandes de certificat complémentaire de protection (CCP) belge et correspondance afférente à leur suivi (formulaire eOLF BESPC),
documents relatifs à des brevets européens désignant la Belgique (formulaire eOLF BEEPNP), et
demandes de modification des données patrimoniales d'un(e une demande de) brevet ou d’un certificat complémentaire de protection (formulaire eOLF BECHANGE).

Ces formulaires eOLF sont intensément utilisés par les mandataires en brevets. En 2024, plus de 93 % des demandes de brevet belge et 100 % des demandes de certificat complémentaire de protection belge étaient déposées en ligne par voie électronique auprès de l’OPRI.

L’application eOLF belge est une application client/serveur dont la technologie sous-jacente a plus de 20 ans. Entre-temps, l’Office européen des brevets a développé une nouvelle application web : « Front Office eFiling ». Celle-ci est mise à la disposition des offices nationaux en brevets qui peuvent à leur tour la configurer en fonction de leurs besoins propres.

Dans la période 2023-2025, l’OPRI a collaboré avec l'Office européen des brevets et un fournisseur IT externe pour configurer une version belge de l’application web Front Office (FO) eFiling mise en service le 30/09/2025 où les formulaires électroniques suivants sont fournis :

Lgne	Formulaire Front Office eFiling	pour le dépôt de :
1	Demandes de brevets nationaux	- demandes de brevets belges
2	Demandes de brevets nationaux - action subséquente	- correspondance afférente aux demandes antérieures mentionnées ci-dessus, à la ligne 1
3	Document EP (dépôts pour la phase nationale)	- traductions des revendications de demandes de brevet européen publiées (pas encore disponible au 30/09/2025) - désignation d'un représentant pour un brevet européen délivré (disponible pour un dépôt de désignation d’un représentant pour un brevet européen dont la mention de la délivrance a déjà été publiée dans le Bulletin européen des brevets)
4	Document EP (dépôts pour la phase nationale) - action subséquente	- correspondance afférente aux demandes antérieures mentionnées ci-dessus, à la ligne 3
5	Dépôts CCP	- demande de certificat complémentaire de protection belge pour un médicament ou un produit phytopharmaceutique - demande de prorogation pédiatrique d'un certificat complémentaire de protection belge pour un médicament
6	Dépôts CCP – action subséquente	- correspondance afférente aux demandes antérieures mentionnées ci-dessus, à la ligne 5
7	Changement de statut	- demandes d'enregistrement d'une modification de données patrimoniales d'un(e demande de) brevet ou d'un certificat complémentaire de protection (changement d'adresse ou de nom, licence, cession, mise en gage, ...)
8	Changement de statut - action subséquente	- correspondance afférente aux demandes antérieures mentionnées ci-dessus, à la ligne 7

Ces formulaires électroniques sont intégrés au back office de la version belge de la Benelux Patent Platform que l’OPRI utilise pour la gestion des processus relatifs au dépôt, à l’examen, à la publication et à la délivrance de demandes, de documents et de requêtes concernant des brevets et des certificats complémentaires de protection.

L’application web FO eFiling permet de préparer et d'envoyer des demandes dans les trois langues nationales de la Belgique (néerlandais, français et allemand), qui peuvent être choisies comme langue de procédure légale en fonction du type et du domicile/établissement du demandeur. Les formulaires de FO eFiling peuvent être complétés dans l'une des quatre langues de l'interface utilisateur (néerlandais, français, allemand et anglais) de l'application web FO eFiling. La langue de l’interface utilisateur utilisée est distincte de la langue de la procédure dans laquelle les demandes sont préparées et envoyées.

Les documents déposés avec l'application web FO eFiling doivent avoir été préparés en format PDF (Portable Document Format). Pour les listages de séquences ADN, c’est le format standard ST.26 (xml ou zip) de l'OMPI qui est d’application. Si les documents soumis par voie électronique sont illisibles ou incomplets (par exemple, infectés par un virus), l’OPRI les considérera comme non reçus.

Quand un dépôt a été effectué auprès de l’OPRI à l'aide de l’application web FO eFiling, un accusé de réception automatique est généré par l’application. L’application prévoit également la possibilité pour l'utilisateur de faire envoyer, à une adresse-mail spécifiée par l'utilisateur, un e-mail confirmant l’envoi du dépôt.

Lorsqu'une demande de brevet belge est déposée par voie électronique, un accusé de réception automatique est généré. Cet accusé de réception automatique mentionne le Case ID (numéro de dossier), le numéro et la date de réception de la demande.

Si les conditions de l'article XI.17 du Code de droit économique (CDE) sont remplies, l’OPRI envoie un accusé de réception de la demande de brevet belge au demandeur ou à son représentant sous la forme d'une lettre, rédigée et signée par un agent de l’OPRI, et sur laquelle figurent la date à laquelle l’OPRI a effectivement reçu votre demande (date de réception) ainsi que la date de dépôt et le numéro de dépôt, conformément à l'article XI.15, alinéa 2, CDE.

Si les conditions de l'article XI.17 du CDE ne sont pas remplies, l’OPRI en informe le demandeur ou son représentant, lequel dispose d'un délai de trois mois pour régulariser et/ou compléter la demande de brevet belge.

Si, dans un délai d'un mois à compter de la date de dépôt de la demande de brevet belge déposée par voie électronique, il n’a pas reçu d'accusé de réception ou de notification délivré(e) et signé(e) par un agent de l’OPRI, le demandeur ou son représentant doit contacter l’OPRI par e-mail (opridie-tech@economie.fgov.be) ou par téléphone (au 0800 120 33) afin de confirmer la réception de la demande (même s'il a déjà reçu un accusé de réception généré automatiquement).

Une procédure similaire s’applique, à l’OPRI, pour les demandes de certificat complémentaire de protection pour un médicament ou un produit phytopharmaceutique et pour une demande de prolongation d’un certificat complémentaire de protection pour un médicament, auxquelles l’OPRI doit ensuite attribuer une date de dépôt en application des articles XI.93 et XI.94 CDE.

Il se peut qu’il y ait, en raison d’un problème technique, un décalage temporel entre le moment du dépôt d'une demande électronique et la date à laquelle elle a effectivement été reçue par l’OPRI. Il est aussi possible qu'en cas de défaillance technique, les documents déposés par voie électronique ne parviennent pas à l’OPRI. Dans un tel cas, l’OPRI ne peut pas garantir la date de réception effective des documents déposés, surtout si la demande a été déposée en dehors des heures de bureau. Si un problème est détecté, il est conseillé de signaler la défaillance via efiling@economie.fgov.be et/ou opridie-tech@economie.fgov.be et d’éventuellement déposer la demande via un autre mode de dépôt officiel.

En outre, l’application web FO eFiling génère également un formulaire de dépôt (Fichier PDF « Fichier de la soumission ») dans lequel sont reprises presque toutes les données et pièces jointes introduites dans un formulaire FO eFiling par l’utilisateur pendant les modes « draft », « sign », « pay » et « send ».

Type de demande

Déposée sur papier ou par fax

Déposée avec eOLF

Déposée avec FO eFiling

Demande de brevet belge

BE2025/0nnn

BE2025/4nnn

BE2025/5nnn

BE2025/6nnn

BE2025/7nnn

BE2025/8nnn

Demande de certificat complémentaire de protection

2025C/0nn

BE2025C/5nn

BE2025C/7nn

Demande d'enregistrement d'un changement de statut (changement d'adresse ou de nom, licence, cession, ...)

RC20250nnnnn

RC20251nnnnn

RC20252nnnnn

L’application web belge FO eFiling ne permet PAS de tester les dépôts de demandes et de documents à l’OPRI.

2) Qui peut utiliser l'application web Front Office eFiling ?

L’OPRI distingue 4 catégories d'utilisateurs pour l'application web FO eFiling :

1) Représentants (mandataires en brevets, avocats et employés d'un demandeur),

2) Collaborateurs paralégaux d'un représentant,

3) Demandeurs, et

4) Tierces parties (qui souhaitent soumettre une observation ou une demande de modification d'une donnée patrimoniale (« changement de statut ») pour un dossier existant donné).

Pour utiliser l’application web FO eFiling, un compte FO eFiling est nécessaire. Les représentants et les collaborateurs paralégaux des représentants peuvent demander un compte FO eFiling auprès de l’OPRI à partir du 30/09/2025. La possibilité d’obtenir un compte FO eFiling auprès de l’OPRI sera offerte aux demandeurs et aux tierces parties ultérieurement.

La marche à suivre pour de demander un compte FO eFiling est décrite à la section 3) ci-dessous.

3) Comment utiliser l'application web Front Office eFiling ?

L’utilisation de l’application web FO eFiling nécessite: un PC, une connexion internet, un navigateur (Google Chrome, Microsoft Edge, Apple Safari, Mozilla Firefox, ...), une adresse-mail personnelle et un compte FO eFiling activé par l’OPRI.

L'URL de l'application web belge FO eFiling belge est https://efiling.patents.economie.fgov.be/.

Un compte FO eFiling doit être demandé auprès de l’OPRI via le formulaire d’enregistrement « Bienvenue dans votre Front Office personnel » qui peut être ouvert via le lien « Don’t have an account ? Find out how to get one » sur la page d’accueil du de FO eFiling. Après le contrôle des données personnelles fournies et de tous les documents envoyés, l’OPRI confirmera l'activation du compte FO eFiling demandé par e-mail à l'adresse-mail personnelle fournie par le demandeur. L’accès à l’application web FO eFiling est conditionné à une authentification à deux facteurs (voir page web « Configuration de l’authentificateur mobile »), en plus de l’introduction du nom d’utilisateur et du mot de passe d'un compte FO eFiling activé.

Chaque utilisateur reçoit un compte FO eFiling de type individuel. Un compte FO eFiling de type individuel permet à son titulaire de jouer les rôles de « rédacteur », « signataire », « payeur » et « expéditeur » d'une demande ou d'un document. En outre, un compte FO eFiling de type individuel implique également le rôle d' « administrateur ». Un « administrateur » peut reprendre d'autres titulaires d'un compte FO eFiling dans une organisation et leur attribuer un ou plusieurs rôles de « rédacteur », « signataire », « payeur » ou « expéditeur » au sein de l'organisation. Un "administrateur" peut créer jusqu'à 9 organisations différentes. Le titulaire d'un compte de type individuel peut être membre d'un maximum de 9 organisations différentes. Un titulaire de compte ayant le rôle de « signataire » peut uniquement signer les dépôts de demandes et de documents dans l’application web belge FO eFiling s'il remplit les conditions prévues par la législation et la réglementation belges en matière de brevets et de certificats complémentaires de protection pour agir auprès de l’OPRI en tant que demandeur ou représentant d'un demandeur. Davantage de renseignements sur la manière de signer des demandes et des documents et sur ceux qui sont habilités à les signer figurent dans une fiche d'information.

La version de l’application web FO eFiling qui sera mise en service le 30/09/2025 est dépourvue d'un « carnet d'adresses » dans lequel les utilisateurs peuvent enregistrer les noms et adresses des demandeurs, inventeurs et représentants. Un tel « carnet d'adresses » a entre-temps été développé par l'Office européen des brevets et mis à la disposition des offices nationaux en brevets concernés pour qu'ils l'intègrent dans leur version nationale de l’application web FO eFiling. Ce carnet d’adresses sera mis en production début 2026 pour l’application web belge FO eFiling. Une solution temporaire au problème de l'absence de « carnet d'adresses » dans l’application web FO eFiling est de créer un projet de demande (en « mode draft ») pour les déposants fréquents, dans lequel les coordonnées du (des) déposant(s), de l'(des) inventeur(s) et du représentant sont déjà complétées. Ce projet de dépôt peut ensuite être cloné chaque fois qu'un nouveau dépôt doit être préparé pour le demandeur concerné.

Contrairement à l'application belge eOLF qui est une application « client/serveur », les projets de dépôts et les dépôts envoyés (y compris les pièces jointes) provenant d'utilisateurs de l’application web FO eFiling ne sont pas conservés sur les PC des utilisateurs mais sur un serveur sécurisé de l’OPRI. Au 30/09/2025, jour de mise en production, la période de conservation des projets de dépôt et des dépôts effectués avec l’application web FO eFiling n’est pas limitée. Cette limitation sera fixée ultérieurement, après avoir contrôlé l'utilisation de la mémoire du serveur au cours des premiers mois suivant la mise en production de l’application web FO eFiling. Les utilisateurs seront alors informés à l'avance des projets de dépôts et des dépôts envoyés (y compris les pièces jointes) qui pourraient être supprimés de la mémoire. D'ici là, les dépôts envoyés auront été importés depuis longtemps dans le « back office » de la version belge de la Benelux Patent Platform.

Afin de permettre au développeur de l’application belge FO eFiling de modifier et d’améliorer l’application, l’application web FO eFiling sera occasionnellement indisponible pour les utilisateurs. Ce temps d'arrêt prévu sera communiqué à l’OPRI par le développeur plusieurs jours à l'avance. L’OPRI informera alors les utilisateurs par courrier électronique de la date et de la durée de cette « indisponibilité ». En cas d’indisponibilité non planifiée de l’application web FO eFiling, les utilisateurs disposent d'autres méthodes de dépôt rapide prévues par la loi : eOLF et le fax. L'application belge eOLF sera finalement décommissionnée : voir la rubrique 5 ci-dessous.

4) Où demander de l'aide lors de l'utilisation de l'application web Front Office eFiling ?

L’OPRI met à disposition un Helpdesk Front Office eFiling en ligne, joignable à l’adresse électronique suivante : efiling@economie.fgov.be.

Des questions peuvent être soumises au Helpdesk Front Office eFiling sur les sujets suivants :

demande de compte FO eFiling ;
utilisation d’un compte FO eFiling pour accéder à l’application web FO eFiling;
indisponibilité de l’application web FO eFiling;
utilisation des formulaires électroniques de FO eFiling pour le dépôt de demandes et de documents relatifs aux brevets et aux certificats complémentaires de protection pour les médicaments et les produits phytopharmaceutiques;
incidents et problèmes éventuels survenant lors de l’utilisation de l’application web FO eFiling.

Les utilisateurs sont priés de décrire brièvement dans l’intitulé de l’e-mail adressé au Helpdesk Front Office eFiling la nature de l’objet.

Les collaborateurs du Helpdesk Front Office eFiling traitent les e-mails reçus les jours ouvrables de 9h00 à 16h00.

Les questions concernant l’application eOLF doivent être envoyées au Helpdesk BPP-BE de l’Office belge de la Propriété intellectuelle à l’adresse électronique suivante: piie.bpp-helpdesk@economie.fgov.be.

5) Quand l'application eOLF belge sera-t-elle décommissionnée ?

Après la mise en production de l’application web FO eFiling le 30/09/2025, l’application belge eOLF de l’OPRI restera disponible pendant au moins 6 semaines pour le dépôt de demandes et de documents par des utilisateurs enregistrés à cet effet auprès de l’OPRI avant le 26/09/2025. Les utilisateurs de l’application web FO eFiling et de l’application eOLF sont cependant priés de veiller à ce qu'une demande ou un document ne soit pas déposé deux fois via les applications susmentionnées. La date exacte à laquelle l'application belge eOLF belge sera décommissionnée sera communiquée à l'avance par l’OPRI aux utilisateurs.

Avec l’application web FO eFiling, il est possible de déposer, à l’aide des formulaires électroniques, des actions subséquentes, des données et, éventuellement, des documents pour des (demandes de) brevets et de certificats complémentaires de protection pour des médicaments et des produits phytopharmaceutiques qui ont été déposés précédemment sur papier, par fax ou à l’aide de l’application eOLF.