eFiling

 

Online indiening bij de Belgische Dienst voor Intellectuele Eigendom

 

De Belgische Dienst voor Intellectuele Eigendom (hierna de DIE) biedt onlinediensten aan, zodat aanvragen voor uitvindingsoctrooien voortaan digitaal kunnen worden aangemaakt en ingediend. Ook andere octrooidocumenten kunnen worden opgemaakt en elektronisch naar de DIE  doorgestuurd.

De onlinediensten van de DIE gebruiken software ontwikkeld door het Europees Octrooibureau (hierna EOB), "electronic On Line Filing" (eOLF) genoemd via een Belgische server, alsook smartcards afgeleverd door het EOB om de online-indiening te beveiligen.

In deze context, stelt de DIE de vier volgende on-line indieningsdiensten voor :

  • de indiening van een Belgische octrooiaanvraag;
  • de indiening van documenten aangemaakt na de indiening van een Belgische octrooiaanvraag of de verlening van het Belgisch octrooi;
  • de indiening van documenten met betrekking tot Europese octrooien in België (Belgische nationale fase);
  • de indiening van een kennisgeving van een inschrijving in het Register van uitvindingsoctrooien (overdracht, adreswijziging, licentie, inpandgeving, enz.) en de indiening van documenten aangemaakt na de indiening van de aanvraag tot wijziging.

 

Hoe krijg ik toegang tot de onlinediensten van de DIE?

 

Om gebruik te maken van de online-indiening bij de DIE, dient u volgende procedure te volgen:

  • een smartcard van het EOB aanvragen bij het EOB;
  • het EOB zal uw aanvraag voor een smartcard verifiëren en als deze aanvaard wordt, ontvangt u een pakket met installatiesoftware, een smartcard en een kaartlezer;
  • de PIN-code van uw smartcard ontvangt u afzonderlijk in een verzegelde brief. (Meer info over de onlinediensten van het EOB vindt u op de website van het EOB);
  • steek eerst uw smartcard in de kaartlezer, open de toepassing "auto enrolment tools"  op (automatische registratie) en vul het formulier van de DIE in;
  • bent u octrooigemachtigde, dan kunt u zich inschrijven in de databank van de DIE, of u laten identificeren (u moet een vertegenwoordigersnummer hebben bij de DIE). U kunt een vertegenwoordigersnummer aanvragen of u laten identificeren door te telefoneren naar de Helpdesk + 32 (2) 277 51 19 of via email door volgend bericht te sturen: "Ik wens een nummer van vertegenwoordiger of ik wens me te identificeren" naar volgende adres: piie.bpp-helpdesk@economie.fgov.be.
  • heeft u de EOB-smartcard ontvangen en bij de DIE laten registreren en bent u als vertegenwoordiger bij de DIE ingeschreven dan kunt u gebruik maken van de DIE-diensten voor het online indienen;
  • u kunt best eerst de toepassing testen via de demomodus voor elk van de drie manieren van indiening door de gegevens en vereiste documenten via de aangegeven procedure in te voeren;
  • vervolgens stelt u uw indieningsaanvragen samen in de aanmaakmodus en dient u de documenten in na een elektronische handtekening te hebben geplaatst met behulp van de EOB-smartcard, geregistreerd bij de DIE.

Is de indiening correct uitgevoerd, dan krijgt u een ontvangstbevestiging met volgende gegevens :

  • de naam van de organisatie;
  • datum en uur van ontvangst van het document;
  • een lijst van de ingevoerde documenten;
  • een bericht, Digest genoemd (een unieke letterreeks gecreëerd na codering van het bericht via het certificaat van de uitgever);
  • een referentienummer;
  • een voorlopig aanvraagnummer.
  • krijgt u geen ontvangstbevestiging, dan neemt u best contact op met de helpdesk van de DIE op telefoonnummer + 32 (2) 277 51 19 of stuurt u volgend bericht: "Ik wens een inlichting over mijn elektronische indiening" aan volgende adres: piie.bpp-helpdesk@economie.fgov.be.   

 

Installatie van software

 

Downloaden van de software

 

Hebt u bij het EOB een kaart verlengd of vervangen ?

 

Voor u uw nieuwe smartcard gebruikt, moet u de automatische registratiedienst  van de DIE gebruiken die online staat om opnieuw online te kunnen indienen.

 

Formaat van de documenten

 

  • De documenten moeten in PDF-formaat worden opgemaakt (Portable Document Format);
  • Voor de DNA sequentielijsten kan het formaat ST25 zijn (.app ; .seq ; .txt ; .zip).

 

Parameters van het workstation

 

  • Een PC Pentium 4 1,8 Ghz of meer ; 512 MB RAM of meer; 300 MB vrij op de harde schijf of meer;
  • Een besturingssysteem WIN 98 (2e) of recenter;
  • Een geüpdatet antivirusprogramma;
  • Een internetverbinding (liefst breedband);
  • Een internetviewer (Browser) (IE 6.0 of meer, …);
  • De gepersonaliseerde tekst (PPP) moet bij voorkeur een grootte van 100% hebben;
  • Javascript van de viewer (Browser) is geactiveerd;
  • De minimumresolutie van het scherm is 1024 x 768,...;
  • Een actieve smartcardlezer.

De criteria voor het werkgeheugen (RAM) van de computer hangen af van het volume van de in te dienen aanvragen, van het vermogen van de processor en van het besturingssysteem.

 

Lijst van elementen na te gaan vooraleer u online indient (check list)

 

  • Actieve internetverbinding met een emailadres;
  • Smartcard geregistreerd in de databank van de DIE;
  • Alle documenten in PDF-formaat, eventueel in ST25 formaat voor de DNA-sequenties;
  • De gegevens van personen, octrooihouders, vertegenwoordigers, uitvinders, …;
  • De specifieke uitzonderingsgegevens naargelang het geval (tentoonstelling, biologisch materiaal, …).

 

De DIE op de hoogte brengen van wijzigingen na uw inschrijving

 

Zijn uw persoonlijke gegevens (naam, adres of e-mail) gewijzigd sinds u bij de DIE bent ingeschreven om uw smartcard en de onlinediensten van de DIE te gebruiken, dan moet u de "automatische registratiedienst" gebruiken (auto enrolment tool ), of volgend bericht sturen :"Ik wens u een wijziging mee te delen betreffende de registratie van mijn smartcard" aan volgende adres: piie.bpp-helpdesk@economie.fgov.be.

 

Onleesbare of onvolledige documenten

 

Zijn de elektronisch ingediende documenten onleesbaar of niet volledig (bijvoorbeeld geïnfecteerd door een virus), zal de DIE uw indiening als niet-ontvangen beschouwen.  

 

Indieningsdatum

 

De datum van ontvangst van een elektronisch ingediende octrooiaanvraag wordt beschouwd als de voorlopige indieningsdatum van de octrooiaanvraag. De octrooiaanvraag moet immers voldoen aan de minimumvereisten opgelegd door artikel XI.17 van Titel 1 "Uitvindingsoctrooien" van Boek XI van het Wetboek van economisch recht, opdat de datum van indiening kan worden bevestigd.

 

Hebt u nog vragen

 

  • Ondervindt u problemen bij het installeren of het gebruiken van de software, of hebt u nog vragen over de onlinediensten van de DIE, dan kunt u ons telefonisch bereiken op  + 32 (2) 277 51 19, via fax op + 32 (2) 277 96 97 of via email met volgend bericht: "Ik wens een vraag te stellen aan de Belgische Octrooidienst" aan volgende adres: piie.bpp-helpdesk@economie.fgov.be.
  • Meer informatie over "de onlinediensten van het EOB" kunt u bekomen bij het EOB.